E-Government – Ein Instrument zum Abbau von bürokratischen Hemmnissen für kleine und mittelständische Unternehmen?

Von Oda Beil und Patrick Brauckmann

Electronic Government oder auch e-Government wird häufig im Zusammenhang mit Bürokratieabbau genannt. E-Government umfasst dabei den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK-Technologien) im Handeln von Verwaltungen und Regierungen. Dabei ist die gesamte Bandbreite des öffentlichen Handelns abgedeckt, begonnen bei interorganisationalem Handeln (Government to Government), dem Handeln zwischen Bürger und Verwaltung (Government to Citizen) und dem Handeln zwischen Unternehmen und Verwaltung (Government to Business). Im vorliegenden Artikel soll vor allem die letzte Ausprägung beleuchtet werden. Dabei wird der Frage nachgegangen, ob das e-Government für kleine und mittelständische Unternehmen eine Erleichterung ihrer Arbeit, in Form des Abbaus von bürokratischen Aufwänden, bedeuten kann.

Verwaltung als bürokratische Hürde?

Sobald der Begriff „öffentliche Verwaltung“ auftaucht, wird dieser mit administrativen Prozessen, Bürokratie und Hürden in Verbindung gebracht. Viele Unternehmen kämpfen mit der Problematik, dass sie bürokratischen Hemmnissen und einer zum Teil fast unüberschaubaren Vielzahl an Gesetzen und sonstigen rechtlichen Vorschriften gegenüberstehen. Es werden Forderungen nach dem so genannten Bürokratieabbau laut. Andere Aspekte im Kontext Verwaltung/Unternehmen wie Information, Kommunikation, Geschäftsbeziehungen durch Ausschreibung und vieles mehr rücken auf den ersten Blick in den Hintergrund, dürfen jedoch nicht außer Acht gelassen werden.

E-Government förderlich für den Bürokratieabbau?

Grundsätzlich verbirgt sich hinter dem Begriff e-Government zunächst die – elektronische – Art und Weise für die Arbeit der Verwaltung, wobei sich gerade E-Government nicht auf die Funktion eines Informationstools oder Formularservers beschränken lässt , sondern in vielerlei Hinsicht sinnvoll eingesetzt werden kann . So soll sich die elektronische Kommunikation förderlich auf den oft zitierten Bürokratieabbau auswirken. Behördengänge können eingespart, mühsame Wartezeiten in Fluren und Gängen und die Beschränkung auf bestimmte Behördenöffnungszeiten vermieden werden. Wenn verschiedene Entscheidungsinstanzen in einen Vorgang involviert sind, soll die Verwaltungstätigkeit schneller, effizienter und effektiver werden. Informationen und Formulare stehen per Download leichter und ohne Postlaufzeiten zur Verfügung. Die Kommunikation mit der Verwaltung soll vereinfacht werden und dies nicht nur im Bereich der Informationseinholung, sondern auch im Rahmen von Antragsstellung und einer transparenten Nachverfolgung von Genehmigungsverfahren. Durch diese Effizienz- und Effektivitätsgewinne und die erhöhte Transparenz, Verantwortlichkeit und Nachvollziehbarkeit wird eine höhere Nutzerzufriedenheit und Qualitität angestrebt – und zwar nicht nur auf Seiten der Verwaltung, sondern auch auf derjenigen der Unternehmen. Natürlich ist das Kosteneinsparungspotenzial beider ein weiteres erklärtes Ziel.

E-Government nicht nur ein Angebot der Verwaltung

E-Government darf jedoch nicht nur als förderliches Instrument in Bezug auf die Verwaltung gesehen werden. Es wird zwar aus dieser Richtung angeboten, doch dieses Angebot muss benötigt, anwendbar und in der Praxis, also von den Unternehmen tatsächlich genutzt werden. Es ist somit auf den spezifischen Adressatenkreis abzustimmen. Kleine und mittelständische Unternehmen dürfen hinsichtlich der Wahrnehmung dieses Angebots nicht verallgemeinert werden. Die jeweiligen Bedürfnisse und Fähigkeiten in Bezug auf die Nutzung von IuK-Technologien unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich der Unternehmensgröße und Mitarbeiteranzahl, sondern wesentlich je nach Unternehmensbranche. Einige Branchen wie Forschung und Entwicklung und IT-Firmen sind diesen IuK-Technologien vom Ansatz her wesentlich stärker geöffnet als andere Unternehmen. Dies gilt nicht nur im Bereich von B2B, sondern auch für „Government to Business“. Auf der anderen Seite sind Unternehmen nicht nur Adressaten von Verwaltungsentscheidungen, sondern im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen Lieferanten und Auftragnehmer der Verwaltung ihrerseits.

Abbau von Bürokratie

Bürokratieabbau wird zunächst mit dem Abbau von Gesetzes- und Verwaltungsvorschriften gleichgesetzt, mit kürzere Regelungswegen und der Reduzierung von Formalitäten und Formularen auf ein notwendiges Minimum. Ein solcher Bürokratieabbau ist nicht ohne Weiteres sofort und allumfassend durchzuführen, nachdem die Verwaltung stärker an gesetzliche (Verwaltungs-) Vorgaben und Gesetze gebunden ist als Unternehmen der freien Wirtschaft. Solche Gesetzesreformen unterliegen oft langwierigen Prozessen, verschiedensten Interessen und sind nicht immer von Erfolg gekrönt. Erschwerend wirkt in diesem Bereich der föderale Aufbau der Bundesrepublik Deutschland, wodurch die Länder in vielen Bereichen eigenständig und unterschiedlich entscheiden können. Der Bund kann lediglich eine Vorreiter- und Vorbildfunktion einnehmen. Nicht unbeachtet darf zudem bleiben, dass eine Reduzierung von staatlichen Regelungen – insbesondere auf Ebene von Richtlinien, Verordnungen und Satzungen – die Gefahr von Einzelfallentscheidungen und der fehlenden Vergleichbarkeit mit sich bringt. vielen Bereichen eigenständig und unterschiedlich entscheiden können. Der Bund kann lediglich eine Vorreiter- und Vorbildfunktion einnehmen. Nicht unbeachtet darf zudem bleiben, dass eine Reduzierung von staatlichen Regelungen – insbesondere auf Ebene von Richtlinien, Verordnungen und Satzungen – die Gefahr von Einzelfallentscheidungen und der fehlenden Vergleichbarkeit mit sich bringt. Die Umstellung der traditionellen Verwaltungskommunikation mittels Papier oder persönlichem Kontakt auf ein elektronisches Medium verlangt ein Umdenken in verschiedener Hinsicht. Nicht nur diese elektronischen, also technischen Grundlagen mussten, bzw. müssen hierfür geschaffen werden, sondern auch rechtliche und wirtschaftliche Voraussetzungen sind einzuhalten und zu gewährleisten. Des Weiteren sind administrativ-technologische Aspekte bei der verstärkten Nutzung von IuK-Technologien zu beachten. Grundlegende Bedingungen für die Verwaltungskommunikation wie Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit werden gekoppelt mit speziellen Sicherheitszielen in Bezug auf e-Government wie Zurechenbarkeit von Aussagen, die Zuverlässigkeit und Sicherheit des Transportes von Nachrichten, aber auch die Vertraulichkeit der Inhalte und Informationen, sowie die generelle Zugänglichkeit von Formularen. Technische Mindeststandards sind die Basis für eine sichere Kommunikation. Durch die Reduzierung der staatlichen Verwaltung auf ein notwendiges Minimum und ihre Kernaufgaben können staatliche Dienstleistungen auf Dritte übertragen werden. Damit wird zwar einerseits die Betonung des Wirtschaftlichkeitsgedankens gefördert, andererseits fallen „unwirtschaftliche“, bzw. wirtschaftlich nicht direkt messbare Leistungen, die die Verwaltung bislang übernommen hatte, wie Informationssammlung und –verbreitung weg. Diese konnten z.T. von den Unternehmen kostenlos in Anspruch genommen werden.

Elektronische Kommunikation heute

Die Lage in Bezug auf Bürokratieabbau und e-Government ist heute sicherlich besser als vor einigen Jahren, als die gesetzlichen Hürden der elektronischen Kommunikation noch sehr hoch gesetzt waren. So war in der alten Fassung des Signaturgesetzes vor 2001 eine rechtlich gültige Kommunikation gemäß § 126 BGB in elektronischer Form nicht möglich. Mit der Einführung der rechtlich anerkannten qualifizierten elektronischen Signatur wurde einiges erleichtert. Auch erweitert § 3a VwVfG seit 2002 die Möglichkeit der Übermittlung elektronischer Dokumente auf die gesamte Verwaltungstätigkeit und bietet die Grundlage für einen intensiveren, effektiveren und effizienteren Einsatz der IuK-Technologien. Allerdings wird aus der Entwicklung dieser beiden Gesetze deutlich, dass eine gesetzliche Anpassung an neue Technologien zeitaufwändig und langwierig ist. Dies ist gerade in einem so schnelllebigen Gebiet wie den IuK-Technologien schwierig, da Gesetzesreformen teilweise nicht mit der Entwicklung neuer Technologien mithalten können. Dies muss jedoch nicht automatisch zum Nachteil gereichen, da durch diese zeitliche Verzögerung, Sicherheitslücken und bislang unerkannte Problemen aufgedeckt und behoben werden können.

E-Government nicht der alleinige Königsweg

Werden neue IuK-Technologien in der Kommunikation Verwaltung/Unternehmen möglicherweise sogar ausschließlich eingesetzt, ist eine Benachteiligung oder gar Ungleichbehandlung auszuschliessen. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist die IT-Infrastruktur und das IT-Knowhow bis dato nicht so selbstverständlich wie es sein könnte. Der Aufwand der Nutzung von e-Government-Angeboten für Unternehmen darf nicht unverhältnismäßig groß sein. Insbesondere für kleinere Unternehmen sollte diese Umstellung auf Signatur-, Sicherheits- und Kommunikationsstandards nicht dazu führen, dass Investitionen notwendig werden und die Realisierung in einem realistischen, dem Umsatz angemessenen Rahmen bleibt. Es sollte neben dem elektronischen Weg weiterhin die herkömmliche Kommunikation mit der Verwaltung möglich sein.

Inanspruchnahme durch die Unternehmen

Die Angebote des e-Government müssen von beiden Seiten, d.h. Staat und Wirtschaft, tatsächlich bewusst genutzt werden und eine wirkliche Arbeitserleichterung bieten. Aufwände dürfen nicht bloß ins „Digitale“ verlagert werden. Sowohl die Bediensteten in der Verwaltung und als auch die Unternehmensangestellten müssen die Möglichkeiten ausschöpfen können und wollen. Der Faktor „Mensch“ ist entscheidend und keinesfalls zu vernachlässigen. Insbesondere im Rahmen der elektronischen Kommunikation ist es umso wichtiger, dass die betreffenden Personen aktiv mit den neuen IuK-Medien arbeiten. Zwar können auf Seiten der Unternehmen mehrere – auch räumlich von einander getrennte Mitarbeiter – gleichzeitig an einem Thema mit der Verwaltung arbeiten. Aber nur diejenigen Informationen, die tatsächlich in elektronischer Form hinterlegt werden, werden vom Empfänger überhaupt erst erkannt. Durch Berührungsängste und innere Blockaden werden Nutzungsmöglichkeiten nicht wahrgenommen und Vorgänge zeitlich, bzw. inhaltlich verschleppt. Die Verwaltungsbediensteten können e-Government-Prozesse allmählich durch die Vielzahl an ähnlichen Vorgängen einüben und trainieren. In kleineren und mittleren Unternehmen sieht diese Situation anders aus, wenn die zu erledigende Aufgabe nicht zu den Routineaufgaben gehört und eventuell an einer einzigen Person hängt. Dann steht und fällt eine erfolgreiche Nutzung des e-Government-Angebots mit diesem Bearbeiter. Oftmals findet sich eine Korrelation zwischen dem IT/e-Commerce Knowhow in einem Unternehmen und der Wahrnehmung von e-Government-Angeboten, bzw. der tatsächlichen Nutzung. Zwar geben 51% der Unternehmen an, dass sie 2008 mit der Verwaltung über das Internet kommuniziert haben, doch überdurchschnittlich häufig (über 60%) traf dies nur auf Bereiche aus Forschung und Entwicklung, Datenverarbeitung und Datenbanken, der Energie- und Wasserversorgung, dem Kreditgewerbe und einigen Dienstleistern zu. Der Prozentsatz nimmt generell mit der Anzahl der Mitarbeiter zu, so dass Unternehmen bis 19 Mitarbeiter tendenziell weniger das Internet für die Kommunikation mit der Verwaltung nutzen als mittlere oder gar große Unternehmen. Neben der Branche unterscheidet zusätzlich die Art der Kommunikation über die Nutzung der digitalen Medien für Verwaltungsprozesse. Informationen und Formulare werden häufig über das Internet herunter geladen (durchschnittlich 79% und 83%). Mit einem etwas geringeren Anteil werden diese Formulare auch wieder elektronisch an die Verwaltung zurückgeschickt (74%). Der Einbruch erfolgt aber bereits bei der vollständigen papierlosen Verfahrensabwicklung mit der Verwaltung, die nur noch bei insgesamt 51% der Unternehmen erfolgt. Interessant ist, dass die Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen mittels des Internets 2008 nur bei durchschnittlich 12% lag. Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen, dass lediglich ein Bruchteil aller Unternehmen überhaupt an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt. So ist dies ein Bereich in dem sich u.a. das Bau- aber auch das  Papier-, Verlags- und Druckgewerbe überdurchschnittlich hervor tun. Diese beiden Branchen bleiben in den anderen oben genannten Nutzungsmöglichkeiten der elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung immer unterhalb des Durchschnitts.

E-Government weiterhin ausbaufähig

Potenzial für den Einsatz von e-Government findet sich überall dort, wo komplexe Informationen im weitesten Verhältnis Verwaltung/Unternehmen den Besitzer wechseln. Damit wäre e-Government quasi überall denkbar. Heutzutage erfolgt die Nutzung von e-Government in allgemeinen Bereichen wie in der Kommunikation mit den Finanzbehörden, bei Baugenehmigungen und Mahnverfahren, der Einsichtnahme von Handelsregisteranzeigen, u.v.m. Auch gibt es bereits eine Virtuelle Poststelle des Bundes. Zollformalitäten bei Auslandsgeschäften können elektronisch vorgenommen werden, ebenso wie Marken- und Patentanmeldungen und der Emissionshandel. Ebenso ist die Beantragung von öffentlichen Fördermitteln und Investitionszuschüssen elektronisch möglich.

Schlüsselposition e-Vergabe

Öffentliche Ausschreibungen in elektronischer Form werden auch als Motor des e-Governments beschrieben. (Bühler, Rdnr. 440). So sollen ab Januar 2010 alle öffentlichen Ausschreibungen des BMI über die elektronische Vergabeplattform abgewickelt werden können. Dieses ambitionierte Unterfangen hat bislang jedoch noch nicht sehr viele Anhänger gefunden und es darf bezweifelt werden, dass sich gerade kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern über den Aufwand, den die Bearbeitung von Aufträgen auf dieser Plattform erfordert, freuen werden. Allein der Prozess der Registrierung und Installation der Software wird für nicht wenige eine große Hürde darstellen. 2008 haben lediglich 12 % aller Unternehmen das Internet für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen genutzt.  Daher ist es noch ein weiter Weg zum Ziel 2010 öffentliche Ausschreibungen zu 100% mittels Internet anzubieten. Bis zu 50% der Ausschreibungen sollen sogar auf elektronischem Wege abgewickelt werden, um eine leichtere, fließende Übergabe der Informationen aus den Vergabe-, Ausschreibungs- und Abschlussinstanzen an die entsprechenden Controllinginstanzen zu ermöglichen. Seit Ende Oktober 2009 ist die neue Version 4.0 der e-Vergabe unter www.evergabe-online.de freigeschaltet. Diese ist jedoch nur die Vergabeplattformen, wie z.B. auf nationaler und europäischer Ebene, wie www.ventasoft.de und www.bi-online.de. Neben diesen Plattformen findet man viele weitere, die den öffentlichen, gewerblichen und privaten Bereich kombinieren. Diese Vielzahl bringt eine erhebliche Unübersichtlichkeit mit sich, wodurch die Gefahr besteht, dass Unternehmen gar nicht erst anfangen, sich mit der Thematik e-Vergabe zu beschäftigen. Für all diese Plattformen gibt es zudem keinen einheitlichen technischen Standard. Dies gilt nicht nur für die technischen Anforderungen der Plattform selbst, sondern auch für die notwendige elektronische Signatur. Diese wird mittlerweile schon in Unterformen wie die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur unterteilt. Die Nutzung von e-Vergabe Plattformen wird sich zunächst in Bereichen durchsetzen, in denen die online Vergabe zwingend ist. Seit Juli 2009 geschieht dies beim Beschaffungsamt des BMI im Bereich Kfz-Angeboten seitens der Hersteller. Weitere Bereiche folgen zum Januar 2010. Trotz der Unübersichtlichkeit in Bezug auf Plattformen, technischen Standards und der Art der elektronischen Signatur, stellt gerade die e-Vergabe  auch die Chance dar, die e-Signatur aktiv weiter in den Unternehmen zu verbreiten.

Vision einer vernetzten, schlanken Administration

Neben den existierenden Beispielen mit ihren Vor- und auch Nachteilen kann e-Government dennoch als ein genereller Einstiegspunkt für die Verbesserung von Prozessen und des Bürokratieabbaus gesehen werden. Über Portale können umfassend gesammelte und strukturierte Informationen bereitgestellt werden, damit die Empfänger, d.h. die Unternehmen besser vorab die relevanten Informationen abrufen und die notwendigen Unterlagen vorbereiten können. Vernetzte und bereichsübergreifende Portale erleichtern die zusammenwirkende Bearbeitung in komplexen Bereichen, wie z.B. einem Anlagengenehmigungsverfahren, in denen verschiedenen Behörden (hier Umwelt- und Baubehörde) zusammenarbeiten müssen. Durch die Transparenz der Nutzung von e-Government-Angeboten erhält die Verwaltung ihrerseits die Möglichkeit, notwendige und überflüssige Prozesse besser erfassen und optimieren zu können. Wodurch der Bürokratieabbau seinerseits nicht nur von außen beschlossen, sondern auch „von innen“ beleuchtet und optimiert werden kann.Dass dieses Potenzial erkannt wurde, wird darin deutlich, dass sich Kommunen, Länder und der Bund mit diesem Thema beschäftigen. Trotzdem besteht weiterhin die Gefahr, dass die deutsche Verwaltung den internationalen Anschluss im Bereich von e-Government verpasst. In Skandinavien und Estland ist der Einsatz von e-Government bereits wesentlich weiter fortgeschritten. Angesichts der sich fortwährend weiterentwickelnden Technologien, der jederzeit möglichen Anwender- und Programmierfehler und nicht planbarer Sicherheitslücken, ist sowohl bei Verwaltung als auch Unternehmen Toleranz bei Umsetzungsschwierigkeiten, Pannen und zeitlichen Verzögerungen gefordert. Dies ist jedoch kein besonderes Spezifikum der e-Government Technologien, sondern im gesamten IuK-Sektor ein wichtiger und in jedem Projekt einzuplanender Faktor. Und: IuK-Technologien sind aus der Welt der Unternehmen mittlerweile nicht mehr wegzudenken. E-Government stellt somit eine weitere Komponente dieser elektronischen Welt dar.

Literatur

Bieler, F. und Schwarting, G. (Hrsg.) „e-Government – Perspektiven, Probleme, Lösungsansätze“, Berlin 2007

Statistisches Bundesamt „Unternehmen und Arbeits  stätten – Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologie in Unternehmen“, Wiesbaden

SAGeG, Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr,Chemnitz, 2005, www.evergabe-online.de

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